Аренда офиса и отражение НДФЛ в программе «1С: Зарплата и управление персоналом ред. 2.5»

Аренда офисных помещений у сотрудника, стороннего физического лица или индивидуального предпринимателя, часто встречающаяся ситуация. Рассмотрим примеры учета таких ситуаций и настройки программы «1С:Зарплата и управление персоналом, 2.5» в целях исчисления налогов с фонда оплаты труда в общем и налогообложение НДФЛ в частности:

1. Если предприятие арендует офисное помещение у сотрудника или иного физического лица, то в этом случае организация арендатор должна удержать НДФЛ на основании п.2 ст 226 НК РФ (письмо Минфина России от 18.09.2013 № 03-04-06/38698). Практика показала, когда суд приходил к решению, что физ. лицо само должно перечислять НДФЛ с полученного дохода (постановление ФАС Поволжского округа от 17.11.2011 № Ф57-12030/2010). В этом случае, если предприятие – арендатор не удержит НДФЛ, ему придется доказывать свою позицию в суде. Что касается остальных налогов, то на договор аренды офиса страховые взносы не начисляются и в фонд оплаты труда он не входит.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» для отражения начислений сотруднику за аренду офиса необходимо создать вид расчета «Аренда офиса у сотрудника». В настройках данного вида расчета необходимо указать первичное начисление со способом расчета фиксированной суммой, на закладке налогов указать код дохода НДФЛ 4800, а для остальных налогов и взносов указать, что не является объектом налогообложения и не включается в расходы на оплату труда и на закладке бухучета указать необходимую проводку.

Результат расчета заработной платы сотрудника можно увидеть на следующем рисунке:

2. Если аренда офиса осуществляется не у сотрудника, а у стороннего физического лица, то оформить аренду можно с помощью документа «Договор ГПХ».
При этом создается новый дополнительный вид расчета «Оплата по договорам подряда по аренде офиса», который выбирается в документе «Договор ГПХ». В настройках данного вида расчета необходимо установить, что этот вид расчета облагается НДФЛ, другими налогами – не облагается, в фонд оплаты труда – не включается.
Если выплату по договору ГПХ не предполагается отражать в программе «Зарплата и управление персоналом 2.5» (такой учет практикуется тогда, когда расчетчики не хотят видеть в программе учета заработной платы выплаты сторонним физическим лицам), а предполагается ее отражать в программе бухгалтерского учета, то в настройках вида расчета необходимо указать, что вид расчета является доходом в натуральной форме. На закладке «Налоги» в целях исчисления НДФЛ указываем код дохода 2010 (выплаты по договорам ГПХ кроме авторских). Для налогового учета этот вид расчета не включается в расходы по оплате труда.

Расчет сумм по договору аренды и сумм налога НДФЛ производим с помощью документа «Начисление зарплаты» на закладке «Договоры (подряда)». Результат проведения документа можно посмотреть в отчетах «Свод по заработной плате» и «Произвольная ведомость на выплату заработной платы», где он будет отражен как доход в натуральной форме и не окажет влияние на расчет задолженности по организации. В проводках увидим только НДФЛ в корреспонденции с 76.5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Документы по выплате сумм аренды офиса у физического лица оформляется в бухгалтерской программе.

3. Если договор аренды офиса заключен с физическим лицом, который является предпринимателем и это явно прописано в договоре аренды, то возможны две ситуации:
-Если у предпринимателя открыт, согласно ЕГРИП, вид деятельности «Сдача имущества в аренду», то он сам исчисляет и уплачивает НДФЛ в бюджет (пп.1 п.1 ст. 227 НК РФ). У организации – арендатора не возникает обязанности начисления и уплаты НДФЛ и других налогов (письмо Минфина России от 16.08.2013 № 03-04-06/33598). В этом случае оплата арендной платы в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5» не оформляется, а оформляется первичными документами в бухгалтерской программе.
— Если у предпринимателя не открыт, согласно ЕГРИП, вид деятельности «Сдача имущества в аренду», то договор оформляется как с физическим лицом через договор ГПХ (пример описан выше).